멤버 등록과 조직 관리
멤버와 게스트의 차이를 이해하고, 구성원 등록 방식과 조직 구성을 확인합니다.
사용자 관리에서는 구성원과 조직을 관리합니다. 역할과 참여자별 담당자는 담당 설정에서 관리합니다. 프로세스 할당과 담당자 지정은 이 설정을 기준으로 동작합니다.
구성원 관리
사용자 관리 > 멤버에서 워크스페이스 구성원을 확인합니다.
관리자는 이 화면에서 권한, 조직, 직무, 입사일을 관리합니다. 이름, 이메일, 전화번호로 검색하고 입사 기간으로 필터링할 수 있습니다.
멤버와 게스트 차이
멤버는 워크스페이스에 로그인해 내 업무, 캘린더, 파일함, 프로세스 진행 화면을 사용하는 내부 구성원입니다.
게스트는 워크스페이스 계정 없이 공유받은 링크로 특정 게스트 프로세스만 진행하는 외부 참여자입니다. 채용 후보자, 외부 협력자, 입사 전 제출자처럼 내부 계정을 만들기 전인 대상에게 사용합니다.
| 구분 | 멤버 | 게스트 |
|---|---|---|
| 접근 방식 | 로그인 필요 | 게스트 링크로 접근 |
| 사용 위치 | 사용자 관리 > 멤버 | 사용자 관리 > 게스트 |
| 주요 용도 | 입사자, 재직자, 담당자, 관리자 | 외부 참여자, 입사 전 제출자 |
| 프로세스 | 멤버 프로세스 | 게스트 프로세스 |
| 업무 확인 | 내 업무, 캘린더, 파일함에서 확인 | 링크로 본인 프로세스만 확인 |
멤버 등록 방식 선택
사용자 관리 > 조직 관리의 멤버 관리에서 등록 방식을 선택합니다. 운영 시점에 맞는 방식을 고르세요.
| 방식 | 사용하는 상황 | 다음 행동 |
|---|---|---|
멤버 초대 | 사용자가 초대 메일로 가입하도록 안내할 때 | 조직·이메일·권한을 확인하고 초대합니다. 사용자가 가입해야 합니다. |
계정 추가 | 관리자가 구성원 정보를 입력해 계정을 준비할 때 | 권한·이름·연락처·이메일·입사일을 확인하고 계정 생성을 진행합니다. |
계정 추가의 안내 메일은 즉시 발송, 예약 발송, 발송 안 함 중 선택합니다. 예약 발송에서는 비밀번호 설정 링크 발송일을 정합니다. 입사일과 메일 발송일은 다른 항목이므로 각각 확인하세요.
등록 후 사용자 관리 > 멤버에서 이름·조직·권한·입사일을 확인하세요. 초대 방식이라면 사용자가 메일을 받아 가입할 수 있는지도 확인합니다. 등록만으로 프로세스가 자동 시작되는 것은 아니므로 프로세스 할당까지 진행합니다.
입사 전 서류 제출이나 사전 안내만 필요하다면 게스트를 사용할 수 있습니다. 입사 전부터 멤버 계정으로 진행한다면 개인 이메일로 시작하는 방법도 확인하세요.
조직 만들기
사용자 관리 > 조직 관리에서 회사의 조직 구조를 만듭니다.
- 상위 조직을 선택합니다.
하위 조직 추가를 클릭합니다.- 조직명을 입력합니다.
- 저장합니다.
조직은 상위·하위 조직을 합쳐 최대 4단계까지 만들 수 있습니다.
구성원 배치
구성원은 하나의 조직에 속합니다. 조직이 바뀌면 구성원 상세 또는 조직 관리 화면에서 소속 조직을 변경합니다.
구성원을 초대하거나 계정을 생성할 때 조직을 함께 지정하면 프로세스 할당과 담당자 매칭을 관리하기 쉽습니다.
다음 단계
구성원을 등록했다면 담당자 지정 방식을 정합니다. 특정 멤버를 직접 지정할 때는 별도의 그룹을 만들지 않아도 됩니다.
- 같은 담당자 그룹을 반복해서 쓰거나 입사자마다 다른 멘토를 연결하려면 역할과 참여자별 담당자 연결을 확인합니다.
- 프로세스 접근 범위를 관리하려면
프로세스 관리 > 프로세스 접근 권한을 확인합니다.